Улучшаем работу в GMail

Я являюсь пользователем сервиса GMail уже достаточно долгое время. За этот период мною был сформирован ряд советов для улучшения работы с почтовым ящиком. Всех, кого заинтересовала данная тема, прошу под кат.

Для тех кто "в танке" и не в теме, приведу скриншот того, как выглядит стандартный почтовый ящик человека в GMail (картинка кликабельна):

Можно заметить, что в таком ящике отсутствуют какие-либо фильтры, которые отмечали бы входящую корреспонденцию, например, как "срочная, не срочная"; присутствует избыточность в ярлыках (см. левую панель).
Если вы всерьез задумались над тем, как улучшить работу со своим почтовым ящиком, экономя  при этом личное время и получая при этом максимальную продуктивность, то следующие советы будут полезны вам:

1. Меняем иконки на текст. Это упростит понимание того, куда надо кликать. Однако, если вам удобнее работать с иконками, можете пропустить этот пункт.
Стандартная панель с иконками выглядит следующим образом:

С непривычки можно потратить некоторое время, чтобы вспомнить что делает та или иная иконка. Для того, чтобы заменить иконки текстом заходим в Настройки → Общие. Выставляем для свойства "Ярлыки кнопок:" значение "Текст". Жмем "Сохранить изменения".
Теперь панель выглядит более наглядно:

2. Скрываем ненужные метки (labels) для того, чтобы сфокусировать внимание на основных (которые создадим чуть позже).
Для этого заходим в Настройки → Ярлыки. Оставляем свойство "Показывать в списке ярлыков" в значении "Да" только для ярлыка "Отправленные". Настройки будут выглядеть следующим образом:

3. Создаем персональные ярлыки
Они будут являться основой для организации ваших писем. Каждый раз, когда будет приходить письмо, подходящее под один из ваших фильтров (которые мы создадим через одну минуту), ему автоматически будет присваиваться соответствующий ярлык. Таким образом будет сразу происходить распределение важной и не очень важной входящей корреспонденции.

Для этого заходим в Настройки → Ярлыки. Нажимаем на кнопку "Создать ярлык". Вводим название ярлыка (например, "Работа"). Поле "Разместить ярлык под:" можете оставить пустым. Оно необходимо в том случае, если вы хотите создать иерархическую структуру ярлыков, как показано ниже:

После того, как ввели название ярлыка нажимаем на кнопку "Создать". Таким образом, вы создаете столько ярлыков, сколько вам нужно. Для большей наглядности назначим каждому ярлыку цвет. Например, ярлык "Работа" будет красного цвета, ярлык "Отдых" - зеленого и т.д.

Это можно сделать так: в левой панели, где отображаются наши ярлыки, наводим курсором мыши на нужный ярлык и жмем левой кнопкой мыши на появившийся квадрат с треугольником. Появляется дополнительное окно с рядом свойств ярлыка. Вы можете выбрать как стандартный цвет, так и задать свой собственный. Вот, что получилось на тестовом ящике:

4. Создаем фильтры входящих писем
С помощью фильтров можно определять действия, которые будут выполнены над письмом, удовлетворяющее конкретному фильтру (например, письма от пользователя с email: test@mail.ru отмечать как важные).

Для создания фильтра заходим в Настройки → Фильтры. Нажимаем на ссылку "Создать новый фильтр". Откроется окно с параметрами фильтра. Для нашего случая заполним поле "От" значением "n-andriy@ukr.net". Окно будет выглядеть следующим образом:

Следующий шаг - переходим по ссылке "Создать фильтр в соответствии с этим запросом". После этого мы можем увидеть ряд параметров настройки, таких как "Применить ярлык", "Отметить как прочитанное" и т.д. В нашем примере сделаем так, чтобы почта от отправителя n-andriy@ukr.net помечалась ярлыком "Работа". Нажимаем на выпадающем меню "Выберите ярлык..." и выбираем в списке созданных ранее ярлыков "Работа".

Нажимаем на кнопку "Создать фильтр". В итоге, при получении писем от n-andriy@ukr.net, они будут помечаться ярлыком "Работа" и вы всегда будете иметь быстрый доступ ко всем письмам по нажатию на ярлык "Работа".

5. Настройка отмены отправки письма
Очень полезная функция, с моей точки зрения. Представим ситуацию: вы отправляете человеку письмо с важной информацией. Напечатали текст, нажали на кнопку "Отправить". После этого вы вспоминаете, что забыли приложить к письму несколько изображений. В этом случае, вам придется заново создавать письмо. Однако, настроив функцию отмены отправки письма вы избежите этого.

Идея отмены состоит в том, что для отправки письма отводится определенный интервал времени (от 5 до 30 сек), в течении которого возможно отменить отправку. Письмо еще не отправлено получателю и вы сможете подумать, все ли написали и прикрепили к письму, что было задумано вами заранее.

Для настройки переходим в Настройки → Лаборатория. В перечне доступных экспериментальных функций находим "Отмена отправки письма" и включаем ее:

Не забываем сохранить изменения, нажав на соответствующую кнопку внизу страницы.

Теперь настроим количество секунд, после истечения которых письмо будет отправлено окончательно. Переходим в Настройки → Общие. В разделе "Отменить отправку:" выбираем из выпадающего списка количество секунд:

6. Отключаем "Мои подборки"
Если вы внимательны к деталям, то могли обратить внимание, что над списком входящих писем всегда присутствует отвлекающая информация:

Для того, чтобы отключить эту панель переходим в Настройки → Веб-подборки. Убираем галочку с пункта "Показывать мои веб-подборки над входящими".

7. Включаем отправку с другого аккаунта
У большинства людей, как правило, есть минимум 2 почтовых ящика. GMail позволяет отправлять письма, используя на выбор либо адрес GMail, либо другой ваш адрес. При этом, отвечать на письма, присланные на другой аккаунт, вы можете также с GMail.

Для настройки переходим в Настройки → Аккаунты и импорт. Нажимаем на ссылку "Добавить другой свой адрес электронной почты". В открывшемся окне вводим свое имя и адрес другого вашего почтового ящика:

Нажимаем на кнопку "Следующие этап". Нас информируют о том, что необходимо подтвердить адрес электронной почты. Нажимаем на кнопку "Отправить подтверждение". Проверяем ящик, который собираемся подключить на наличие подтверждающего письма. Копируем присланный код и вставляем его в окно подтверждения. После нажатия на кнопку "Проверка" ваш почтовый ящик добавится в список.

Теперь при создании нового сообщения у вас появится выбор - с какого почтового ящика отправлять письмо:

Таким образом, в данной статье я привел ряд советов по улучшению работы в GMail. Они были сформированы за все время работы с этим сервисом и принесли пользу автору.

Для написания статьи был создан тестовый аккаунт Gmail (login: test.u07; password: article09). Те, кто задумался о создании своего ящика в GMail могут зайти на тестовый аккаунт и опробовать его в действии.

Буду рад за ваши комментарии и пожелания. Если вы знаете что-то, что не было описано тут, прошу связаться со мной. Поможем общественности вместе!